Square請求書の使い方｜単発・定期送信から変更と入金確認まで

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こんにちは。『脱会社員』脱サラを応援し続けるブログ、運営者の『なかびー』です。

Square請求書を使うときは、金額を入力して送るところだけでなく、定期請求への切り替え、変更が反映される範囲、支払後の銀行入金までを一つの仕事として考えると扱いやすくなります。特に、請求書の定期送信と保存カードへの自動課金、シリーズの終了と発行済みの未払いは分けて確認したいところです。

この記事では、個人でWebサイトの保守を請け負う葵さんが、一社へ税込33,000円を請求する架空の例を使います。単発の仕事から月額契約へ進み、料金変更と契約終了を経て、最後の一通を精算するまでをたどります。実在する取引や利用実績、売上の見込みを示すものではありません。

日本向けの公式案内を2026年10月11日に確認し、主にブラウザの「Square データ」で管理する場合を説明します。画面名、プラン、利用できる決済方法や審査条件は変わるため、設定時にはご自身の管理画面と最新ヘルプを確認してください。個別の利用可否、決済の承認、銀行への入金時刻を保証する記事ではありません。

Square請求書で請求する仕事と相手を決める

特定の相手に、何の代金を請求するかを決める

最初に決めたいのは、請求する相手と対象の仕事です。葵さんの初回の仕事は、ある店舗のWebサイトを点検し、合意した範囲を修正する単発業務とします。代金は税込33,000円です。「Web関係の費用」という大きな名前だけで始めるより、今回の契約で何を引き受けたかを先に確かめます。

取引先ごとに金額や支払期限を決め、誰にいくら請求したかを追いたいなら、顧客別の請求書を起点にすると整理しやすくなります。同じ商品を複数の人へ案内する共通の決済リンクとは、管理したい単位が違います。リンクを使うこと自体が問題なのではなく、個々の契約条件をどこに記録するかが選択の基準です。

共通のリンクで単発の支払いを受ける方法を比較したい場合は、Stripe Payment Linksの使い方も参考になります。ここではSquare請求書に絞り、葵さんの一社分を進めます。決済サービスを増やすことより、依頼内容と請求の対応を自分で説明できることを優先しましょう。

Web管理とアプリでは、操作の入口を分けて読む

Square請求書は、Square データ、Square 請求書アプリ、Square POSレジアプリから扱えます。ただし、利用するモードやアクセス権限、操作する画面によって使える機能や入口が異なります。ブラウザの説明を読みながら、アプリ内に同じボタンが見つからないという理由だけで、請求書を作り直す必要はありません。

ブラウザでは、管理画面の「注文と支払い」などのメニューから「請求書」へ進みます。公式案内には「請求書と支払い」「支払い」という表示例もあります。名前を一字ずつ探すより、請求書の一覧へ入れているかを確認してください。請求書の作成権限がないスタッフの画面なら、所有者の画面と同じに見えない場合もあります。

一人で管理する葵さんも、スマートフォンで確認した内容をブラウザで変更するときは、対象の顧客名と請求書IDを合わせます。似た金額の下書きが二つあると、「さっき見たもの」と思って別の請求を開くことがあります。操作する端末が変わっても、一件を識別する情報は変えずに追うのが基本です。

無料の基本機能と、有料の追加機能を切り分ける

公式ヘルプは、請求書フリーとプラスの利用者を対象に、作成・送信や定期請求を案内しています。一方、カスタムの請求書テンプレートなどはプラスの機能です。事業のロゴとブランドカラーの設定には、有料サブスクリプションが不要とされています。見た目を整えることと、再利用する設定のひな型を作ることは分けて考えます。

葵さんが一社へ最初の請求書を送る段階なら、いきなり複雑なテンプレートを作る必要はありません。まずは宛先、品目、金額、期日を一通で正しくそろえ、同じ入力が実際に増えてきたら追加機能の必要性を判断します。機能を使えることと、その機能が今の仕事に必要なことは同じではありません。

また、月額の基本料金がかからない機能でも、カードで支払いを受ければ決済手数料が生じます。請求書を作成する費用、追加機能の利用料、支払い方法に応じた決済手数料、銀行へ資金を移す条件を別の欄で考えてください。最後の章では、33,000円の請求に標準の料率を当てはめる例を確認します。

サービスの合意を、請求書の設定だけで済ませない

葵さんは請求書を作る前に、取引先と修正の対象、含めない作業、代金、支払時期を確認しておきます。請求書のメモへ後から条件を書いたことだけで、相手との合意まで成立したと考えないためです。追加の作業を頼まれた場合も、元の範囲に含まれるかを確認してから請求の内容へ反映します。

同じ33,000円でも、今回の作業一式なのか、一か月の保守料なのかでは読み方が変わります。相手の経理担当が仕事内容を直接知らないこともあります。社内で照合できる案件名や対象期間を用意しておくと、金額だけのやり取りを減らせます。受注前の条件整理は、フリーランスの見積書の書き方で詳しく解説しています。

機能の基本範囲はSquareの請求書作成・送信ヘルプ、テンプレートとロゴの条件は請求書のテンプレートと設定の案内で確認できます。機能紹介の「便利そう」という印象を、契約条件や利用プランの確認に置き換えないようにしましょう。

単発請求の明細・送信日・支払期日をそろえる

顧客名と、実際に受け取る宛先を確認する

葵さんはSquare データの請求書一覧から、新しい一通を作ります。最初は「1回限り」の請求です。顧客を選ぶときは、名前が似た別の担当者や、以前の連絡先を選んでいないかを確かめます。同じ会社でも依頼担当と請求書の受取担当が異なるなら、どちらへ案内するのかを取引先と決めておきます。

顧客の表示名が正しいことと、メールが経理担当へ届くことは別の確認です。担当者が異動した後も古いアドレスが残っている場合、会社名だけを見て送ると気付きにくくなります。今回の請求を受け取る窓口と、内容について質問する窓口を分けてメモしておくと、送信後の問い合わせにも対応しやすくなります。

住所や電話番号など、入力できる項目をすべて埋めるために、不要な情報まで集める必要はありません。選ぶ送信方法や取引の記載要件に必要な情報を確認します。取引先から受け取った連絡先を、別の営業案内などへ当然に使ってよいという意味でもありません。請求業務の範囲で管理しましょう。

合意した仕事を、品目と金額に対応させる

品目には、取引先が元の見積もりや発注内容と照合できる名称を使います。例では「Webサイト点検・修正一式」とし、必要な対象期間や案件名を添えます。作業時間に応じた請求なら時間と単価、一式の契約なら一式の範囲を確認します。一式で合意した仕事を、画面に時間欄があるからという理由で時間請求へ変えてはいけません。

税込33,000円という例でも、税の設定を含めた合計が33,000円になっているかを見ます。合意した税込額を入力したつもりで、さらに税が加算されると請求額が変わります。逆に、税抜きの合意なのに税込合計として固定してしまうこともあります。ここでは特定の税設定を一律に勧めず、自分の取引の合意と実際のプレビューを合わせます。

割引や追加料金を設定する場合も、元の33,000円との関係を説明できるようにします。「今回は調整しておきました」だけでは、次の月も同額なのか判断できません。単発の値引きなのか、業務範囲が減った結果なのか、継続料金の変更なのかを分けると、定期請求へ移る際の基準も残せます。

サービス日・送信日・支払期日を一つにまとめない

Squareの作成案内では、1回限りの請求に支払期限と任意のサービス日を設定できます。送信のタイミングも別に考えます。仕事を行った日、請求書を相手へ案内する日、相手に支払ってもらう期限は、それぞれ違う出来事です。画面に今日の日付が出ていても、それが取引の正しい日付とは限りません。

たとえば、作業が終わった後に取引先の確認を受け、合意した締め日に請求するなら、その間に日付がずれることがあります。葵さんは下のような確認メモを作り、請求書へ入力する項目と、取引記録に残す項目を対応させます。表の日付欄は自分の合意に合わせて埋めるもので、すべての仕事に同じ日数を当てはめるものではありません。

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送信予約を使うなら、保存した後に「いつ送る予定なのか」を確認します。下書きで残しただけなら、相手への案内が済んだとはいえません。逆に、すぐ送るつもりが後日の日付になっていると、期日が近づいても相手が請求書を知らない状態になります。最終操作の前に、宛先・総額・送信予定を同じ画面で見直してください。

テンプレートを使う場合も、古い条件を残さない

プラスのカスタムテンプレートを使う場合は、繰り返す品目や設定を用意できます。ただし、テンプレートを選んだことだけで今回の条件が正しくなるわけではありません。以前の顧客向けの説明や、過去の金額、支払設定が残っていないかを確認します。名前が「保守用」でも、現在の契約内容と合うかは別に見ます。

公式には、商品ライブラリの商品を変更しても、その変更はテンプレート内の商品へ自動で反映されないと案内されています。反映させるには、変更後に該当商品をテンプレートからいったん削除し、再度追加する手順です。料金を改定した葵さんがライブラリだけを直した場合、再利用した請求に旧額が残る可能性を確かめる必要があります。

送る前にはプレビューで、相手が見る件名、明細、金額、期日を読みます。自分の管理用名称と、相手に見える名称が同じとは限りません。請求書の法的な記載や保存、訂正時の一般的な考え方は、フリーランスの請求書の書き方も確認してください。見た目が整ったことだけで、取引に必要な内容がそろったと判断しないことが大切です。

メール・SMS・共有リンクで案内と通知を確認する

送信方法は、相手が確認する窓口に合わせる

請求書を用意したら、メール、SMS、共有リンクのどれで案内するかを選びます。葵さんの取引先は、最初は経理用メールで受け取ることにします。いつも打ち合わせに使うチャットがある場合でも、経理処理の窓口が同じとは限りません。便利な連絡先へ一方的に送る前に、請求書の受取方法を合わせましょう。

メールでは追加の受取先や自動リマインダーを設定できます。ただし、追加できることを理由に、関係しそうな全員へ送る必要はありません。作業担当と経理担当の両方が必要なら、その理由を確認して追加します。請求内容や添付資料を受け取ってよい相手かも、宛先を増やす際に見直します。

公式の作成案内は、主な受取先に加えて最大8名の追加先を案内しています。数字は利用できる上限であって、推奨する人数ではありません。葵さんはまず正式な窓口を一つ決め、追加先が必要になった場合だけ確認する方針にします。窓口が変わったときも、古い人を残したまま新しい人を足し続けないようにします。

SMSでは顧客の希望と、機能の制約を確認する

SMSで案内する場合、公式ヘルプは顧客がSMSによる請求書送信を希望したことと、有効な携帯電話番号が登録されていることの確認を求めています。番号を知っているだけで、請求書をSMSへ送る希望まで得たと考えないでください。メールが未返信だったから、無断で別の経路へ請求を重ねることも避けたいところです。

SMSを送信方法に選ぶと、自動リマインダーと受取先の追加は使えないとされています。メールからSMSへ変更するなら、単に連絡手段が変わるだけではありません。相手の経理担当にも同時に届く予定だったのか、支払前後の通知を自動で送る予定だったのかまで見直します。

共有リンクは、作成したリンクを自分で相手へ案内する方法です。この方法では、請求書と添付ファイルが自動的にメール送信されるわけではありません。リンクをコピーした段階、合意した窓口へ送った段階、相手が確認した段階を区別します。後から「送ったはず」を確認するときは、作成日時だけでなく案内した経路を見ます。

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リマインダーは、相手とのやり取りと合わせる

支払期日を知らせる仕組みがあっても、相手との連絡を見ずに使い続けると行き違いが起きます。取引先が「請求内容を確認中」と連絡してきた場合と、単に支払期限を忘れている場合では、先に行うことが違います。前者なら明細の疑問を解消することが先で、催促の回数を増やしても解決しません。

葵さんは、請求内容の質問が届いたら、質問と回答を対象の請求書IDへ結び付けます。請求額を変更することになった場合は、古い案内を見た相手が誤って支払わないよう、変更した箇所と確認してほしい請求書を伝えます。新しいメールを送ったから古い説明を読まれなくなる、と期待しないことが大切です。

リマインダーの設定値は、利用中の請求書で確認してください。別の記事に書かれた初期値を、すべての設定で固定されたものとして扱わないようにします。相手の支払処理が月に一度なら、合意した期日と社内処理の予定を最初に合わせる方が、後から通知を増やすより分かりやすくなります。

届かないときは、元の請求書を探してから対処する

「届いていない」と言われたら、すぐ同じ金額の新しい請求書を作るのではなく、元の一通を探します。顧客名、請求書ID、件名、金額、送信方法を確認し、下書きなのか、送信を予定しているのか、すでに案内したものなのかを調べます。相手が見ている連絡先と、実際の宛先が一致しているかも確かめます。

公式のトラブル案内では、ピリオドが連続するものや「@」直前にピリオドがある携帯メールアドレスなど、送信できない形式が挙げられています。SMSなら顧客プロフィールに番号があるかも確認対象です。原因が宛先の形式や経路にあるとき、請求書を何通も増やすだけでは問題は解消しません。

それでも解決しない場合は、Square請求書のトラブルシューティングと照合します。通知が届かない問題と、届いた後にカード決済が承認されない問題は分けて確認します。問い合わせるときは対象IDと起きた場面を整理し、カード番号やセキュリティコードを通常のメールで送ってもらう手順にはしないでください。

定期送信と自動引き落としの条件を分けて設定する

一回の請求から、繰り返す予定へ切り替える

単発の仕事が終わり、取引先が翌月から月額33,000円の保守を依頼することになったとします。ここで決めるのは、同じ請求書を何度も送ることではなく、どの期間の仕事を、どの周期で請求するかという予定です。単発業務の請求書が未払いなら、それは別の一通として残し、月額の請求に紛れ込ませないようにします。

定期請求では、開始日、頻度、支払期限、繰り返し回数や終了日などを設定します。葵さんは契約した保守の開始月を基準に、最初の請求と次の請求がどの期間を対象にするかを並べて確認します。「毎月」を選ぶだけで、開始前の月や終了後の月まで自動的に正しい対象になるわけではありません。

特に、仕事の提供月と請求する月がずれる契約では、件名や明細の期間表示が重要です。前月分を翌月に請求する仕事と、当月分を先に請求する仕事を、同じ設定だと思って進めないでください。画面上の送信日だけでなく、相手が見たときに「何月分か」を判断できる説明を残します。

定期送信と、カードへの自動課金を別に確認する

請求書を定期的に案内し、その都度顧客に支払ってもらう方法と、保存済みカードで自動引き落としを行う方法は区別します。定期送信の設定を使っていることだけで、相手が毎回操作しなくてよいとは限りません。逆に、保存カードで自動課金する設定なのに、毎回別の支払いも依頼すると二重払いの原因になります。

葵さんが最初に月額契約を案内する際は、「請求書を定期的に送る予定」と「カードへ自動課金する予定」を別々に説明します。相手が希望する方法を確かめ、選んだ設定と一致させます。取引先の担当者が請求書を受け取る人であっても、その人がカード名義人の継続決済への同意まで代わりに示せると、安易に考えないことも大切です。

公式の定期請求書の案内は、継続的な決済についてカード名義人の同意を得るよう求めています。その同意は撤回されるまで有効とされていますが、過去に一度カードを使った事実だけを、どの業務にも自由に課金できる根拠にしてはいけません。対象となる仕事、金額、周期、開始・終了の条件と合わせて確かめます。

金額や提供内容が変わったときも、保存カードがあるからそのまま新額を請求してよいと判断しないでください。契約上の変更と継続決済の同意の扱いを確認し、必要な案内や手続を済ませてから設定へ反映します。顧客への説明が未完了なら、システムの設定だけを先へ進めないことが、後日の認識違いを減らします。

開始前には、二回分の請求を想定して見直す

葵さんは最初の一回だけでなく、その次に作られる請求も想定します。初回だけ追加作業があるなら、毎月の基本料金へ混ぜたまま繰り返さないようにします。初月だけ割引をする場合も、その割引が毎回続く設定になっていないかを確認します。「定期」という機能は、間違った設定も繰り返し得る点に注意が必要です。

送信日と課金の時刻について、公式はタイムゾーンや設定に応じた説明をしています。顧客への案内では、カード会社からの請求や銀行への着金まで同じ瞬間に完了すると約束しないようにしましょう。期日が重要な仕事では、請求書の予定と相手側の経理処理を事前に合わせ、当日の通知だけを頼りにしない方が整理しやすくなります。

また、カード情報を保存してもらう場合、番号やセキュリティコードをメールやチャットへ書いてもらう必要はありません。顧客本人が正規の支払い画面で確認する流れを案内します。葵さんの手元の管理メモに残すのは、対象の契約や請求書、案内した方法、確認した日時などです。機密性の高い決済情報をメモのために集めないでください。

定期設定を始める前の確認は、相手へ「毎月いくらかかるか」を伝えるだけで終わらせず、相手が自分で支払うのか、自動課金なのかまで言葉にすると伝わりやすくなります。初回の単発請求と月額の初回が近い時期に並ぶなら、二つの仕事の対象を分けて案内することも必要です。

カードの更新と、承認されなかった支払いを扱う

カードが更新されたときは、顧客情報に新しいカードが見えていることだけで、対象の定期請求の支払先まで切り替わったと考えないようにします。公式は、定期送信する顧客の保存カードに変更があった場合、正しいカードへ請求するために定期請求書を編集するよう案内しています。顧客の変更とシリーズ側の設定を対応させて確認します。

顧客がカード情報を更新・削除できる案内には、遅延請求の設定という条件もあります。公式は、支払期限を請求書の日付より後に設定した場合のメールから、顧客が支払方法を更新する手順を示しています。どの定期請求でも同じ案内が必ず届くと説明せず、自分の支払期限の設定と公式の対象条件を合わせてください。

承認されなかった定期請求の決済を、Squareが自動で再試行することはないと案内されています。通知が出た後は、放置すれば翌日に成功すると期待せず、対象の請求を確認します。顧客へは、支払いが完了していないことと、確認してほしい請求書を伝えます。カードが承認されない具体的な理由は、顧客からカード発行会社へ確認する必要がある場合があります。

決済の試行が繰り返し失敗すると、請求書が取り消される場合もあります。トラブル案内には取消後の複製・再送が示されていますが、まず元の状態を確かめることが前提です。葵さんは、未払いの元請求を残したまま別の有効な請求を増やさないよう、再案内する一通と処理済みの一通を記録で区別します。

変更・キャンセル・外部入金を請求書ごとに反映する

変更するのは、一通か、これからのシリーズか

月額の保守を続ける中で作業が増え、取引先と翌月分から税込44,000円に変更すると合意したとします。ここでは「翌月から」という範囲が重要です。今月分の33,000円が未払いだからといって、今月分まで新額へ変えるのではありません。変更の対象月を決めてから、該当する設定を開きます。

Square データで有効な定期請求のシリーズを編集すると、変更は今後送信される請求書へ反映されると案内されています。すでに発行した一通と、これから発行される予定を分けて確認してください。顧客の一覧から直近の一通を編集しただけで、次の月も変更されると決めつけないことが大切です。

公式にはアプリ側の編集を「一連の定期請求書」に反映すると説明する箇所もあります。この記事の例はWeb管理を基準にしています。異なる画面の説明をつなぎ合わせて、発行済みのすべての請求が一括で変わるとは扱いません。使っている画面の確認表示と、変更後の個別請求・シリーズの両方を見ます。

葵さんは変更前に、今月分の請求書ID、今月の合意額、翌月以降の新額、変更開始月を控えます。変更後は、今月の一通が意図せず変わっていないか、次回予定が新額になっているかを照合します。単に保存ボタンを押したことではなく、変更したい範囲と実際の反映先が合ったことを確認します。

シリーズを終了しても、発行済みの未払いは残る

その後、取引先との保守契約が終わることになった場合は、今後の請求書が作られ続けないよう定期送信を終了します。公式は、シリーズを終了すると今後の請求書は送信されなくなる一方、発行済みの未払い請求書は引き続き有効だと説明しています。「定期を止めたから最後の請求もなくなった」と考えないでください。

たとえば、最終月44,000円の請求書を発行した後にシリーズを終了した場合、次の月の送信予定と、最終月の未払い一通は別に管理します。葵さんは、契約の最終対象月、最後に発行した請求、残っている支払額を並べます。終了操作をした日と、提供した仕事の最終日が一致するとは限らないためです。

もっとも、システム上で未払い請求書が有効なことだけで、契約上の請求が常に正当だと決まるわけではありません。仕事を中止して代金を変更する合意があるなら、その内容に応じて処理を確認します。シリーズ終了は将来の送信を止める機能であり、契約の精算内容を自動で判断してくれるものではありません。

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請求書の取消と、受け取ったお金の返金を混ぜない

支払い待ちの請求書には、編集、キャンセル、複製などの管理操作が用意されています。使う操作は、請求を取り下げたいのか、内容を直して有効な請求を残したいのかによって変わります。「一覧から見えなくしたい」という理由だけで操作を選ぶと、相手への案内や取引の記録と合わなくなることがあります。

すでにカード決済が完了した取引なら、請求書を取り消すことと、お金を顧客へ返すことは同じではありません。返金が必要な場合は、支払った取引を特定し、その決済に対応した正式な返金手続や条件を確認します。ここでは返金の詳細操作までは扱いませんが、画面の整理だけで相手へ資金が戻ったと判断しないことは覚えておきましょう。

葵さんが誤った内容の請求を送ってしまった場合も、まず支払前か支払後かを確認します。相手へは、どの請求のどこを変更するかを具体的に伝えます。元の一通、新しい案内、必要な精算の関係を残しておけば、後から相手の経理担当が交代しても、同じ案件をもう一度請求されたと誤解されにくくなります。

外部で支払われた分は、受領を確認して記録する

最後の44,000円について、取引先が合意した銀行振込で直接支払うことになったとします。実際に入金を確認したら、その対象となる請求書へ支払いを記録します。Squareの請求書の支払い受付の案内では、外部で受けた支払いを管理上記録する方法が説明されています。

この記録操作によって、Squareがカード決済をしたり、登録口座へ同じ金額を改めて振り込んだりするわけではありません。銀行ですでに受け取ったお金と、請求書を支払済みとして扱う記録を対応させる操作です。銀行の入金を一回、Squareの記録をもう一回の売上として足すと、同じ取引を二重に数えてしまいます。

相手から振込予定の連絡が来ただけなら、受領済みと同じにしないでください。振込名義が契約先と違う、金額が不足している、複数月分が合算されている場合には、何の支払いかを確認します。画面を支払済みにそろえるためだけに不足額を無視せず、取引先との合意と受領額を照合してから処理します。

葵さんは最終請求のIDに、外部で受領した日、金額、方法、確認した記録を結び付けます。シリーズの終了、最終月の請求、銀行での受領、請求書への記録がそろえば、どこまで終わったかを説明できます。顧客の支払いが確認できた後も、不要な催促が残っていないか、対象の請求の状態を最後に見直しましょう。

支払完了と銀行入金を照合して記録を残す

請求書のカード手数料は、支払方法をそろえて比べる

最初の単発請求33,000円へ戻り、Squareを通してカードで支払われた場合の手数料を見ます。2026年10月11日に確認した日本向けの製品別料金表では、Square請求書の通常のカード決済と対応するデジタルウォレットは3.25%、保存済みカードやカード情報手入力は3.75%と案内されています。フリーとプラスの表で、該当する方法を確認します。

Squareの対面決済や、別製品のリンク決済で見かけた料率を、そのまま請求書へ使わないでください。同じ会社のサービスでも、料金表の製品欄と支払方法が違います。また、標準料率の説明と個別契約の条件は別です。ご自身に適用される案内がある場合は、管理画面や契約内容と照合します。

公式は、各取引の総額を基準に決済手数料を差し引き、手数料の小数点以下を四捨五入すると説明しています。そこで、税込33,000円の一件だけを対象に計算すると、次のようになります。これは料率の違いを理解するための例であり、月全体の振込額や利益の予測ではありません。

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この例は各一件の決済手数料だけを計算し、有料プランの利用料、即時入金の費用、返金等の調整、ほかの取引を含めていません。31,927円や31,762円を、そのまま利益と呼ぶこともできません。仕事にかかった費用や税務上の扱いとは別に、決済からどれだけ差し引かれたかを見るための数字です。

支払方法によって負担が違うからといって、顧客が同意していない方法へ勝手に変更してよいわけではありません。都度支払う手間と継続決済の管理、顧客の希望、適用料率を合わせて判断します。正確な製品別料率はオンライン決済の手段と手数料、端数処理はSquareの手数料案内を確認してください。

支払完了の通知と、銀行への着金を分ける

請求書の支払いが完了すると通知が届き、その後、登録銀行への振込スケジュールに従って資金が動きます。請求書が支払済みになったことを確認した段階と、銀行口座で入金を確認した段階は同じではありません。葵さんは、相手に再び請求する必要があるかを支払状態で見て、自分の支払いに使える資金は銀行の残高で確認します。

通常の振込について、公式は三井住友銀行・みずほ銀行と、それ以外の金融機関を分けて案内しています。前者は原則として翌営業日、後者は毎週水曜日締めで同じ週の金曜日に合算して振り込む案内です。金曜日が祝日の場合など、営業日による違いがあるため、「カード決済の翌日には必ず使える」とは考えないようにします。

その他の銀行では、木曜日0時から翌水曜日23時59分までの売上が、次の金曜日の振込対象となる例が示されています。週をまたぐ取引や休日がある場合、請求日だけから入金日を判断するとずれます。予定を作るときには、自分の登録銀行と売上が発生した期間を合わせ、最新の振込案内で確認します。

振込通知は、Squareが振込手続きをしたことを知らせるもので、銀行への着金そのものを示す通知ではありません。公式は、管理画面に表示される木曜日の日付についても、入金日ではなく振込手続日だと注意しています。通知と口座明細で日付が違うときは、いきなり請求の未払いへ戻さず、どの段階の記録なのかを確認してください。

合算入金は、請求書一通の金額と直接比べない

同じ期間に複数の取引があれば、銀行への入金は一通の請求額と一致しない場合があります。33,000円の請求だけを見て「口座に33,000円がない」と探すより、Square側の振込内訳と対象取引を確認します。決済手数料を差し引いた額や、複数件がまとめられたことを踏まえて照合します。

葵さんは、請求書ID、対象の仕事、請求額、支払方法、支払状態、対応する取引、振込の確認状況を一件へ結び付けます。これは独自の管理メモの例で、画面に同名の欄がすべてあるという意味ではありません。請求書の一覧だけで不足する情報は、取引や振込の明細と対応させて確認します。

最後の44,000円のように、顧客から銀行へ直接振り込まれたものは別経路です。Squareの外部支払記録を探すことと、Squareからの振込内訳に入っているはずだと探すことを混同しません。同じ「支払済み」という表示でも、実際のお金をどこで受け取ったかを残しておくと、月末の照合作業が分かりやすくなります。

振込予定が見当たらない場合は、登録銀行や口座の確認状況、対象期間、振込の状態を調べます。Squareが承認していない決済や、外部で受領した記録から、通常の振込が生まれるわけではありません。未確認のまま顧客へもう一度支払いを求めず、Square側の取引と銀行側の動きを分けて問い合わせます。

入金予定を、次の仕事の資金繰りへつなぐ

通常の振込とは別に、Squareには即時入金の案内もありますが、別の利用条件と費用があります。「即時」という名称だけで、すべての資金が誰でも無条件にすぐ移せるとは扱わないでください。急ぎの支払いを前提にする前に、対象となる残高や自分の利用可否、表示される条件を確認します。

銀行別の通常振込と通知の意味は、Squareの振込スケジュールにまとめられています。取引先が支払う予定の日、自分の銀行へ入る見込みの日、自分が経費を支払う日を分けておけば、請求が順調でも口座残高が不足する場面に気付きやすくなります。予定の作り方は個人事業主の資金繰りも参考にしてください。

葵さんの例では、最初の単発33,000円はSquareのカード決済と通常振込を照合し、月額契約は対象月ごとの請求を管理しました。料金を変えるときは将来のシリーズ、契約を終えるときは残った最終請求、銀行へ直接支払われた分は外部受領の記録を確認します。一つの画面の完了表示だけで全工程を終えず、各記録を同じ仕事へ結び付けることが実務の中心です。

Square請求書は、請求する相手と条件を決めてから使うと、設定すべき項目が見えてきます。まず一通を正しく作り、定期化するときには同意と繰り返す範囲を確かめ、変更や終了では既発行分と今後の予定を分けて扱いましょう。

支払済みの記録と銀行での受領まで照合できれば、次の請求や資金の予定も立てやすくなります。便利な機能に任せる部分と、自分が契約や入金を確かめる部分を分けて、取引先にも自分にも分かる請求管理を整えていきましょう。